2010年10月6日 星期三

Dropbox - 資料同步的好幫手


不同設備之間的資料同步問題向來令我頭痛。經常在不同的電腦上進行編輯的人,相信都有著這樣的感覺。隨身碟的出現多少抒解了這個問題,可是最近出現在隨身碟上的病毒,卻讓無關的電腦一併受到牽連,讓我有點擔心。於是,我開始往「雲端」那邊去發掘可能性。Dropbox解決了我的疑慮,也讓資料同步的問題變得簡單了。


這陣子經常得在研究室和宿舍編輯同一批檔案,但每當要換電腦工作時,經常發生這樣的事:到底哪邊的檔案是比較新的?當然,從檔案的編修時間可以看出新舊。問題是,我常常這邊改了一點,在另一邊也修了一些,造成兩份檔案不只是時間上的不一致,連內容也幾乎變成兩份或更多份。怎麼樣確認並維持編輯的是同一份檔案,對頭腦經常處於渾沌狀態的我來講,實在不是件容易的事。為此,開始了網路上資料同步的軟體搜尋。

自動的資料同步有很多軟體都能辦到,但要能在Mac上執行,能跨平台,並且維持操作簡單的特性,矛頭似乎都指向了Dropbox。Dropbox的概念就像是多拉A夢的百寶袋,能把所有東西都丟在裡頭,然後在任何地方取出。Dropbox其實是將檔案存在雲端的伺服器中,並在安裝Dropbox的電腦中開設一個特殊的資料夾,和伺服器的檔案進行同步。只要有網路連線,同步的工作就會自動進行。換句話說,我回宿舍後再也不用打開筆電,辛辛苦苦的回想今天編輯過的資料。現在只要打開桌上的那台iMac,Dropbox就會自己和伺服器連線,將白天在研究室編修過的檔案更新。

這陣子我一直在摸索到底該怎麼使用Dropbox。Dropbox免費的帳號只提供2GB的空間,空間上的限制顯然不適用於檔案備份。此外,只要任何一台電腦移除Dropbox裡的資料,其他電腦上的檔案也會跟著消失(當然限同一個帳號使用者),資料安全顯然也不是太夠。而我總歸出的使用方式,是把Dropbox當作工作資料夾使用。

Dropbox的好處就在於資料同步的處理,對於經常需要更新的檔案非常方便,但那些不會更動的檔案,根本也不需要同步的功能。基於這個理由,我的Dropbox裡頭現在都是些未完成的工作資料,以及經常增加新資料的EndNote資源庫。後者對我來講特別有用,讓我可以在不同的電腦上使用同一套資源庫,避免了更換電腦工作時,軟體抓不到資源庫的窘境。

Dropbox固然好用,但是前面提到的資料備份工作也不能少。無論是對研究生,或是許多電腦使用者來說,硬體毀損的損失是可以衡量的,但是資料的毀損卻是無法估計的損失。我所使用的方法依舊相當偷懶,用的是Mac上內建的Time Machine自動去做這件事。只要電腦開著,Time Machine每個鐘頭就會自己去備份檔案。這樣一來,即使在其他電腦刪了檔案,還是可以找回目前這台電腦最後的編修記錄。

這就是我目前使用Dropbox的心得,搭配上Time Machine真的是很好用。我想,唯一的缺點就是容量太小了。雖然可以花錢升級空間,但是50GB每個月要$9.99美金,100GB的則要$19.99美金。這筆開銷對我目前的狀況來說,顯然有點太貴。暫時還是乖乖的用免費的2GB帳號吧!

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