2010年4月21日 星期三

不要再弄這種 PowerPoint 了!


許久之前曾經看過一個笑話,某個公司需要採購Office 2000的套裝軟體,可是公司規定所有的採購名目都必須列出中文,於是負責採購的職員便開始了天馬行空的翻譯。我已經有點忘了那些軟體正確的翻譯,大致上是這個樣子的:Word 2000翻譯作「字兩千」;Excel好像是對的,就翻作「試算表」;最好玩的是PowerPoint,被翻成「有力的點」。Word和Excel的這兩種翻譯,起碼還看得出來是在幹嘛的,可是「有力的點」到底是什麼?幹嘛要花編列大筆預算去購買一個「有力的點」?


Office發展到現在應該有十幾個年頭了,而現在使用Word、Excel、PowerPoint也成為求學與求職基本的能力。除非完全不懂電腦、完全不碰電腦的人,否則當你說出這些軟體名稱,應該沒有人會懷疑這些到底是甚麼,也不會有人再要求你翻譯。事實上,這些東西似乎已經變成舶來的中文字了。

對於許多單位來說,無論是簡報或上課,PowerPoint已經成了必須準備的輔助工具。張小虹觀察到這種現象,並且重新玩起了那個「有力的點」的文字遊戲。只不過,她的用法更高明,把那個「有力的點」轉化為〈權力的光點〉,成為空間中唯一的上帝。

常常經過一些教室,裡面漆黑一片,看不見老師,看不見學生,只看見前方講台諾大的投影銀幕,成為教室裡唯一個發光體,唯一的聖壇,唯一的上帝。
--- 《身體褶學》, p. 79


面對黑暗中「唯一的發光體,唯一的聖壇,唯一的上帝」,同學們、聽眾甚至是講者,似乎都不再重要。真理就在前方的發光銀幕上。

於是,展現在那個發光銀幕上的東西,或許有人會把它稱為「知識」,就變得更加重要。你總不希望大家看到那個光之後,沒有得到任何啓發吧!就因為這樣,這個YouTube上看到的影片也就顯得很實用,它告訴你什麼叫做「爛透了的簡報」。比起說不清楚的優良範本,用這種方式或許會讓人更加印象深刻。

我對 PowerPoint 一些東西很感冒
我覺得我有責任跟大家講明白
請看…

最常見的 PowerPoint 錯誤
第一點
有些人總喜歡把他所要講的話一字不漏地打在投影片之上

雖然這樣可以盡量不用記憶要講的話
但投影片密密麻麻塞滿字
觀眾看上去很納悶
恐怕你還沒念到最後幾句
觀眾已經完全喪失聽下去的興趣了

呃....
就從你的第一張投影片
便開始喪失興趣

拜託,別再這麼做了,拜託

第二常見的錯誤是:
很多人從不使用拼字檢查

大錯特錯!

太多拼字錯誤會讓演講者看起來像個傻瓜

你要是看到紅色底線
請檢查一下拼字!

而接下來我討厭的是…
避免多餘的項目符號(bullet points)
點出重點就好了

點出太多項目
你永遠沒法突出你的關鍵信息

事實上…
項目符號之所以叫做 bullet Point (彈孔)
是因為聽眾忍不住對煩死人的演講者亂槍掃射!

注意 bullet Point 的使用!

胡亂配置色彩
非常糟糕!

配色不協調、色彩太鮮艷
會使人無法集中注意力
感到頭暈目眩,作悶想吐
甚至引致尿失禁

我也沒法看這張投影片太久

有一些事你必須了解
當你使用的投影片數目越多…
你這場演講就越沒有價值

可惜…
我的 presentation 正是這樣

我還發現有更糟糕的…
就是不少人喜歡在投影片上展示大量資料
以為展示越多資料便越好
但事實並非如此

投影片上的資料越多
觀眾越難看得清楚
沒法有效地傳遞信息

你或會為了突出要表達的信息
在圖表上加上陰影、立體效果
第二層、第三層關係折線圖
也許加上文字標籤可以幫上一點忙
結果,差不多每張行銷投影片都是這個長相

對的…

試想想你的行銷副總裁會站在投影片前說你講什麼?
「你說第四季的趨勢非常清楚...」
「你到底在講啥?」

接下來…
我想跟你們談投影片的動畫效果

很多人愛用動畫效果
讓東西在投影片上飛來飛去
這不見得是壞事

只要視覺上搭配得宜
便讓你說的東西更有說服力

不過如果你沒想清楚要表達什麼
只是以動畫效果來耍酷
聽眾完全看不明白你要講什麼
只會「哇,酷,哇!」的作反應
這張投影片
可以讓你了解一下問題出在哪裡

例如這個是簡單而有效的…
這個花俏但含糊不清的…
這個是有效但很悶的…
簡單但無聊的…
超保守派的,極端沒用的…
注意力喪失的
亂七八糟的…
向上三角
向下三角
鑽石菱形
五力結合圖
不規則形狀圖
所有以上的可稱為毫無意義的舞動

這張投影片…
我花了整整一個半小時

PowerPoint 居然可以這麼浪費生命
太神奇了!

此外,我還研究出一套閱人於微的科學方法
叫做「字型分析」

基本上…
你是什麼人,就會用什麼字型

系統有那麼多種字型可供選擇
你就偏偏喜歡選擇某幾款字型
這一定有什麼原因
所以你要謹慎選擇字型呢!

舉例來說
如果你選擇 Ariel New
這正好是我最喜愛的字體
你很可能是一個組織力及邏輯性較強的人

如果你選Matisse
這表示你有藝術家風範

如果你選擇 Times New Roman
那表示你是個懶鬼
並永遠只懂得用預設值


究竟什麼樣的PowerPoint是個好的投影片,這實在太難說明白了。有的人可以用很強的組織架構能力,把重點標在投影片上;有的人用投影片的目的只是要展示圖像資訊,因為他光靠一張嘴就夠了。可是遭人誹議的PowerPoint,大致上的問題大概都是上面那幾種狀況。需要經常用到PowerPoint的朋友們,大家共勉之吧!

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